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Quelle stratégie pour une gestion efficace, moderne et sûre des fichiers de votre entreprise ?

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  • 02/02/2018

A l’heure de la multiplication des fichiers dans l’entreprise, du développement du travail collaboratif et de la mobilité, la gestion des fichiers en entreprise est devenue problématique. Les anciennes méthodes de stockage et d'organisation sont devenues obsolètes et ne permettent plus de répondre aux nouveaux besoins et aux modes de fonctionnement actuel des entreprises. 
Comment procéder pour gérer efficacement les fichiers de l’entreprise et développer la productivité des collaborateurs ?
Tour d’horizon des enjeux et des solutions avec Samuel Gautier, Directeur Général de FIDUCIAL Cloud.

Quelle est la place des fichiers dans l’entreprise et quels sont les enjeux associés ?

La proportion de données véhiculées au sein de votre entreprise sous la forme de fichiers texte, de tableurs, d’images ou de présentations est encore très importante. Il n’existe pas, à ma connaissance, de statistiques sur la part moyenne des fichiers plats (flat files) dans l’ensemble des données des entreprises. Cependant, de part mon expérience, elle reste majoritaire et très supérieure aux volumes de données qu’on peut trouver dans les ERP (logiciel intégré de gestion) et les autres outils de l’entreprise (CRM). En volume, elle croît également plus rapidement que les autres données.

Quant aux enjeux associés, ils sont simples :

  1. Comment s’assurer de mettre à disposition pour chaque collaborateur, en temps réel,  le bon fichier dans sa bonne version ? Et ce, quel que soit le lieu ou terminal de travail utilisé.
  2. Avec la multiplication des échanges de fichier et le développement du travail collaboratif, comment s’assurer de la protection des données à caractère critique, confidentiel ou secret ?
  3. Comment s’assurer de la sécurité des fichiers de l’entreprise ?

Beaucoup d’entreprises utilisent un serveur de fichier ou « NAS », ce système est-il encore d’actualité ?

Longtemps des serveurs de fichiers ou des NAS (Network Attached Storage) ont été dévolus à la délicate mission de stocker, organiser, partager les fichiers et en gérer l’accès. Ce temps est révolu, le « Serveur de fichiers » dans sa conception la plus basique est mort sans être jamais vraiment parvenu à répondre aux enjeux et aux besoins d’un volume de données toujours grandissant, de contenus toujours plus complexes et toujours plus cruciaux, et de règles changeantes au sein même de l’entreprise.

Les difficultés liées à ce système sont les suivantes :

  • La structure de répertoires par arborescence rend rapidement difficile la recherche de documents. D’une part, la structure idéale de classement n’existe pas et on constate très souvent une dérive naturelle de l’organisation des documents au fil du temps. D’autre part, ces systèmes ne permettent pas de faire une recherche dans le contenu même des documents.
  • La coexistence de fichiers en local sur les postes utilisateurs et sur le serveur de fichiers rend difficile l’identification de la bonne version du fichier. De plus, les risques sont nombreux sur  la perte des contenus ou l’écrasement d’une version de travail avant que celle-ci n’ait eu le temps d’être sauvegardée pour être restaurée.
  • L’accès à distance aux fichiers n’est pas optimal. Les collaborateurs de l’entreprise doivent nécessairement être connectés au Système d’Information de l’entreprise pour accéder aux fichiers. Et les partages d’accès avec des personnes extérieures sont mal gérés (ouvertures de compte et gestion limitée des droits d’accès associés).

Pendant longtemps, les évolutions technologiques autour de la gestion des fichiers se sont concentrées sur les infrastructures. Elles se concentraient notamment sur la course à la capacité et aux débits pour faire face à des volumes toujours grandissant, et sur la résilience des équipements pour garantir une disponibilité optimale.

En revanche, ces évolutions ont complètement ignoré les besoins d’évolution fondés sur les nouveaux usages et les nouveaux comportements des utilisateurs.C’est l’avènement des solutions logicielles, telles que les solutions de partage et de synchronisation de fichiers, qui est venu compenser ce manque crucial ces dernières années. 

A quelles solutions pensez-vous ? A la GED (Gestion Electronique des Documents) ou aux plateformes de partage et de synchronisation de fichiers ?

La solution qui s’impose le plus naturellement comme une véritable alternative au serveur de fichiers est la plateforme de partage et de synchronisation de fichiers ou EFSS.

La GED, qui existe depuis bien plus longtemps, répond à des besoins plus évolués, notamment en termes de traitement des documents répondant à des processus et à des workflows très précis. La GED n’est donc pas une alternative mais plutôt une solution qui peut s’avérer complémentaire. Pour preuve de cette complémentarité nous utilisons les deux solutions pour nos propres besoins chez FIDUCIAL Cloud.

Chez FIDUCIAL Cloud, la plateforme EFSS est utilisée pour héberger les fichiers et permettre au quotidien aux collaborateurs et à ceux qui participent à nos projets de collaborer sur les fichiers. Lorsque certains de nos fichiers sont matures et amenés à être publiés au sein de l’entreprise comme des documents formels de référence, ils sont alors basculés dans la GED et passent par un workflow de validation et de publication. Ils alimentent ensuite la base documentaire de l’entreprise qui est disponible via notre intranet.

Notre exemple témoigne de la nécessité de bien distinguer la hiérarchie et l’usage des fichiers ou documents et donc la plateforme de destination adéquate. Nous avons nous même formalisé les règles de gestion de nos fichiers dans notre « Politique de Gestion Documentaire ».

Tous les collaborateurs de FIDUCIAL Cloud utilisent l’EFSS en tant qu’espace de stockage de leurs fichiers, sécurisés et versionnés automatiquement, en substitution d’un classique « répertoire personnel » et/ou « répertoire commun » sur un quelconque serveur de fichiers. Leurs fichiers sont ainsi synchronisés en permanence sur l’ensemble de leurs terminaux (PC, portable, smartphone, poste DaaS, ...) et ils bénéficient par la même occasion de fonctionnalités avancées dont nous parlerons plus tard. Dès lors, il n’est plus nécessaire de procéder à la sauvegarde des PC.

La GED est quant à elle accessible par une interface Web pour consulter ou télécharger les différents documents de référence de l’entreprise (ex : Conditions Générales de Vente, ou Modèles de propositions commerciales), des fichiers considérés comme dynamiques, c’est à dire qu'ils évoluent moins fréquemment.

Quels sont les bénéfices à remplacer le traditionnel serveur de fichiers par une plateforme de partage et de synchronisation de fichiers ou EFSS ?

Ils sont nombreux ! Tâchons de procéder dans l’ordre.

Tout d’abord, pour les fonctionnalités les plus essentielles :

  • Une meilleure gestion de l’historique d’un fichier : chaque modification d’un fichier est historiée et ainsi le fichier est versionné automatiquement, ce qui permet de revenir à une version antérieure du fichier sans avoir recours à une restauration. Il est ainsi possible de recouvrer les X versions qui sont prévues pour être conservées. En plus, les fichiers supprimés peuvent être conservés pendant une certaine période par précaution.
  • Une recherche de fichiers plus efficace : il est possible de rechercher et de retrouver les fichiers sur la base de « tags » qui sont apposés sur les fichiers agissant comme des marqueurs sur la base de mots clés.
  • Un partage des fichiers simplifié et davantage sécurisé : il est possible de partager l’accès  à un fichier ou à un répertoire avec d’autres utilisateurs, internes ou externes à l’entreprise, de manière permanente ou temporaire pour permettre par exemple l’édition collaborative des documents. Des droits différents peuvent être attribués aux différents utilisateurs d’un même partage. Il est possible de partager des fichiers ou répertoires avec des utilisateurs externes à l’entreprise par l’intermédiaire de liens publics, protégés par mot de passe et de manière limitée dans le temps si cela est nécessaire. Le « re-partage » (possibilité pour un utilisateur qui accède au partage d’un autre de pouvoir lui-même le repartager avec d’autres utilisateurs) peut-être de la même façon autorisé ou non. Enfin, on diminue aussi fortement  l’envoi de fichiers lourds par la messagerie !
  • Un travail collaboratif facilité et encouragé : des commentaires peuvent être associés aux fichiers et aux répertoires et ainsi alimenter des discussions entre les différents protagonistes. Il est également possible de configurer des notifications par mail ou par flux pour signaler les événements sur ces fichiers et répertoires.
  • Un accès plus performant aux fichiers : la plateforme est accessible depuis n’importe quel terminal connecté par un portail Internet ou Intranet. Les fichiers et répertoires sont accessibles via le protocole WebDav. Les utilisateurs peuvent synchroniser des fichiers et des répertoires en local afin d’y accéder hors connexion.
  • Une synchronisation permanente des fichiers : les fichiers et répertoires sont synchronisés en permanence et automatiquement sur plusieurs terminaux (votre PC, votre ordinateur portable, votre smartphone, …) au moyen de différents clients de synchronisation. Sous Windows, Linux ou MacOS votre répertoire de synchronisation est intégré naturellement dans votre explorateur de documents et l’arborescence de vos fichiers locaux.
  • Il est enfin possible de créer une arborescence de dossiers et de fichiers par défaut pour chaque nouvel utilisateur.

Au-delà de ces fonctionnalités essentielles, les plateformes EFSS donnent accès à des fonctionnalités plus avancées :

  • La possibilité de chiffrer les fichiers sur disque (Chiffrement Data on Rest) au-delà du chiffrement des flux d’échange pour garantir la confidentialité des données.
  • La possibilité de personnaliser l’interface du portail Internet ou Intranet (logo, thème, couleurs, ...).
  • La possibilité de gérer des quotas d’espace de stockage par utilisateur.
  • L’intégration avec l’annuaire de l’entreprise (Active Directory / LDAP).
  • L’intégration de modules applicatifs complémentaires tels que, par exemple, la gestion centralisée des mots de passe, la prise de notes, la gestion de contacts et de calendriers, ...

Quels bénéfices y a-t-il à recourir à une solution EFSS dans le Cloud de FIDUCIAL Cloud ?

Alors si les bénéfices d’une solution EFSS par rapport à un traditionnel serveur de fichiers vous paraissent maintenant évidents, qu’en est-il d’une solution EFSS dans le Cloud

Une solution EFSS hébergée dans le cloud de FIDUCIAL Cloud possède plusieurs avantages :

  • Le coût et la souplesse d’évolution : l’offre proposée FIDUCIAL Cloud est très accessible. Elle repose sur un modèle d’abonnement à l’utilisateur et à l’espace de stockage. Vous n’avez aucun investissement matériels, logiciels et humains à réaliser. Vous maîtrisez votre budget et vous l’adaptez au gré de l’évolution de vos besoins très simplement.
  • La souplesse d’évolution pour une parfaite adaptation à vos besoins : grâce à la « scalabilité » de nos infrastructures, votre plateforme peut évoluer sans contraintes, ni limites de taille ou de capacités autres que celles que vous souhaiterez vous imposer.
  • La rapidité de mise en œuvre : le déploiement de la solution est industrialisé chez FIDUCIAL Cloud, ce qui nous permet d’avoir des délais de mise en œuvre très courts. Vous disposez ainsi de tous les avantages de la solution très rapidement et de manière fiable, sans risque d’une mauvaise installation ou de difficultés d’intégration.
  • La sécurité et la confidentialité de vos données : vous disposez d’une solution dédiée, opérée et hébergée par FIDUCIAL Cloud, en France, dans un environnement certifié ISO 27001, gage des meilleures pratiques de sécurité. Cette plateforme est conçue et dédiée spécifiquement à chaque client de FIDUCIAL Cloud pour être parfaitement indépendante et étanche. Vos données sont chiffrées de sorte que même notre personnel n’est pas en mesure d’accéder au contenu des fichiers.
  • La qualité de service vous est garantie par des SLA et vous disposez d’un véritable support technique.

Que pensez-vous des offres gratuites disponibles sur le marché ?

Il existe aujourd’hui bon nombre d’offres d’hébergement de fichiers dans le Cloud, qui comporte un quota d’hébergement gratuit, et le plus souvent dans un contexte qui vise principalement les particuliers.

Les offres de ce type reposent sur un modèle de mutualisation massive (un maximum de clients sur les mêmes infrastructures et les mêmes instances), bien souvent de sur-allocation des ressources. Les fonctionnalités et services ne sont pas comparables aux offres payantes professionnelles (ex : pas de personnalisation, pas d’intégration au Système d’Information client, pas de support de téléphonique, voire pas de garantie de services).

Il est important de se poser la question : s’agit-il d’héberger les données de mon entreprise dans les mêmes conditions que mes photos de vacances ? Dois-je m’inquiéter de l’utilisation qui pourrait être faite de mes données ? Ce qui est gratuit a-t-il vraiment de la valeur ?

Le mot de la fin ?

En conclusion, vous l’avez compris, l’EFSS est une alternative sérieuse aux « Serveurs de Fichiers » et offre des atouts qui assurent davantage de souplesse, de sécurité, de fiabilité et de fonctionnalités dans les usages. C’est selon nous la première étape dans le processus qui vise à organiser et structurer la gestion des fichiers dans une démarche plus globale de « Politique de Gestion Documentaire ».

Découvrir notre offre FIDUCIAL Cloud Files

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